Cadastro - Santa Cruz Tecnologia em Software de Gestão de Sistemas Empresarial e GLP

O cadastro dos clientes, apesar de ser uma operação fácil e corriqueira, é de fundamental importância para consistência das informações do sistema. Ex.: A informação errada do endereço ou rota de um determinado cliente pode fazer o administrador tomar decisões equivocadas em relação a uma rota. O mesmo exemplo ainda serve para canal de vendas (segmento de mercado) entre outros fatores.

Lembrando ainda que os campos que aparecerão no formulário de cadastro e a obrigatoriedade do seu preenchimento estão configurados nos parâmetros da filial (Configurações – Filiais).

Ficha de cadastro

Cadastrar um cliente é bastante simples, uma vez o sistema aberto basta clicar em ARQUIVO no menu principal e depois na opção ARQUIVOS – ARQUIVOS COMUNS – CADASTROS. Aparecerá um formulário para que o usuário informe os dados do cliente a ser cadastrado.

Informações Adicionais

Nesta tela serão informados dados referente ao seguimento de mercado do cliente, informações de convenio (em caso de cliente de convenio), limite de credito do cliente e dados bancários.

Setor, Rota, SubRota

A terceira tela do formulário de cadastro solicita informações de localização do cliente, essas informações poderão variar de acordo com a configuração encontrada na filial (Configurações – Filiais). Serão informados geralmente os dados de rotas e sub-rota.

Cadastro de Produto

Cadastrando Produtos

E importante que o cadastro de produtos seja bem feito obedecendo suas tributações e especificações fiscais pois sendo bem feito Alem de evitar que suas notas e cupom eletrônico sejam barrados pelo fisco no envio também as informações contábeis serão transmitidas com mais clareza evitando que a empresa pague mais impostos que o devido por isso ao cadastrar um produto tenha as informações fiscais a mão consulte seu Contador para que o mesmo te oriente ele é a pessoa ideal para te orientar.
Para acessar cadastro do sistema, basta clicar em ARQUIVOS – ESTOQUE E FATURAMENTO – PRODUTOS

Vai aparecer a tela abaixo note que tem umas abas onde esta sinalizado
iremos demonstra o cadastro aba por aba a primeira e dados cadastrais preencha o máximo as informações do produto
vamos ver alguns dos campos desta aba

CÓDIGO GTIN: E o mesmo que código EAN ou código de barras
CÓDIGO NCM: significa “Nomenclatura Comum do Mercosul” e trata-se de um código de oito dígitos estabelecido pelo Governo Brasileiro para identificar a natureza das mercadorias e promover o desenvolvimento do comércio internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do comércio exterior A
CÓDIGO CEST: O CEST é a abreviatura de Código Especificador da Substituição Tributária. O objetivo deste novo código é estabelecer uma forma de uniformizar e identificar as mercadorias e bens passíveis de sujeição ao regime de substituição tributária e de antecipação de recolhimento do ICMS com o encerramento de tributação, relativos às operações subsequentes. Sua regulamentação se dá através do convênio ICMS 92/15.
CODIGO ANP: A utilização desse código é restrita as empresas que comercializam combustíveis e lubrificantes.
ÁGUIA MOBILE: ao marcar este campo o produto sera enviado para o dispositivo Águia Mobile
TIPO: indica se e m produto para revenda, embalagem, serviço, uso ou consumo e outros
GRUPO: indica se pertence a algum grupo de produtos
MARCA: especifique a marca do produto
ESPECIE: indique que especie de produto esta cadastrando
EMBALAGEM: informe a embalagem do produto descricao e quantidade na embalagem
FATOR DE CONVERSÃO:informe como seu produto entra com que embalagem e como sai no exemplo abaixo indica que entra e sai uma unidade um exemplo produto entra com 12 unidades e sai 1 unidade,
ACEITA QUANTIDADE FRACIONADA: se marcada poderá fracionar o produto, ideal para produtos vendido em kg ou litros

Convênio

Alem dos passos anteriores é necessário marcar a opção CLIENTE DE CONVENIO na ficha de cadastro.

Convêniados

Abra o cadastro do cliente de convenio (empresa conveniadas), clique na aba CONVENIADOS. Irá se abrir o formulário de cadastro dos conveniados (funcionários da empresa conveniada)

Vendedores

Cadastro de vendedores, Motoristas e Auxiliares .

A opção de cadastro dos vendedores, Motoristas, Auxiliares ou representantes poderá ser distribuído ainda em uma variedade de cargos que poderá ser configurado pelo próprio usuário (TABELAS –TABELAS COMUNS – TABELA DE CARGO / FUNÇÃO).

Para acessar a tela de cadastro de vendedores basta clicar em ARQUIVOS – ARQUIVOS COMUNS – VENDEDORES. Não esquecendo de mudar o tipo de cadastro de acordo com a FUNÇÃO da pessoa que será cadastrado

Veículo/Centro de Custo

Veículos/Centro de Custo

Para que os custos e despesas com todos os veículos da empresa possam ser gerenciados de forma eficiente, o sistema trata os veículos como centros de custo, onde cada um será referencia para análise das despesas da empresa podendo assim analisar a viabilidade de cada veiculo e a lucratividade dos mesmos.

Para cadastrar um veiculo, basta clicar ARQUIVO – FINANÇAS – CENTRO DE CUSTOS. Informe o código do veiculo e em seguida a sua descrição, caso a tela não tenha se aberto completamente, clique no botão MAIS, e aparecerão os campos para que sejam informados dados como placa, modelo e combustível

Cargos e Funções

A tabela de cargo e Função tem o objetivo de poder criar comissão individual por Função na tabela de comissão exemplo você tem

uma comissão pra motoqueiro e uma pra motorista vendedor esta função deve ser colocada no cadastro de vendedores marcando a opção paga comissão

Para acessar esta tabela vá em tabelas/ tabelas comuns tabela de Cargo/Função

Coloque um código descreva a função e grave se esta função for de chefia marque a opção

Bancos e Agências

Bancos e Agencias

O sistema possui um cadastro integrado de bancos e agencias, ou seja um cadastro único que poderá ser utilizado em diversas rotinas financeiras do sistema (contas a receber, contas a pagar, conciliação bancaria, etc. ).

Para acessa o cadastro de bancos e agencias basta clicar em

Arquivos – Arquivos Comuns – Bancos e Agencias.

O primeiro campo desta tela está destinado ao código do banco, cada banco possui um código de identificação mundial Ex.:

237 Bradesco

104 Caixa Econômica Federal

001 Banco do Brasil.

O segundo campo pede a descrição do banco, ou seja o nome do banco. Uma vez cadastrado o banco, basta agora ir adicionando na parte inferior desta mesma tela, as agencias que serão utilizadas dentro do sistema, casa seja necessário um posterior cadastro de agencia, basta informar o código do banco e adicionar a agencia na lista.

Usuário

Usuário do Sistema

Os usuários do sistema podem ser classificados em categorias que poderão ser configuradas de acordo com a atividade do usuário dentro da organização. Essa categoria é chamada no sistema de perfil de usuário, a configuração do perfil vai definir os limites de cada usuário dentro do sistema determinando quais as rotinas do sistema que ele poderá acessar ou não, por isso este é o primeiro passo para cadastrar um usuário dentro do sistema. Caso o perfil já esteja previamente criado o usuário poderá passar para o cadastro de usuário e apenas informar o perfil no momento de cadastrá-lo.

Criando um Perfil de usuário

Clique em UTILITÁRIOS e depois na opção USUÁRIOS. Em seguida dê um clique com o botão direito do mouse na opção PERFIS, e selecione NOVO PERFIL.

O sistema irá abrir o formulário de cadastro do perfil, informe os dados referente ao perfil e clique em salvar para efetivar o cadastro.

Configurando permissões de acesso do perfil

Após a criação do perfil, o administrador poderá configurar as permissões de acesso dos usuários do sistema que irão utilizar este perfil. Para faze essa configuração, clique no sinal de + que aparece ao lado do nome do perfil desejado, logo em seguida clique na opção permissões de acesso. Verifique que abrirá uma tela a direita com quatro opções de arquivos, clique no sinal de + ao lado do nome águia e depois no sinal de + ao lado da opção mnuAguia.

Legenda de acessos:

A opção do menu estará bloqueada e não irá aparecer para os usuários do perfil.

A opção estará totalmente acessível para o usuário.

O usuário irá visualizar a opção do menu, mas não terá acesso. Ou seja a opção estará visível porém desabilitada.

Plano de Contas

Plano de Contas
vamos entender um pouco sobre plano de contas e sua função toda saída financeira da sua empresa necessita de uma conta seja ela de despesas, receitas, investimentos, depósitos etc
o plano de contas bem configurado lhe dar uma visão melhor dos relatórios vamos entender:

Configurando Plano de contas

O banco de Dados do Águia já vem com um plano de contas padrão para a primeira filial a ser cadastrada no sistema. Porém, algumas contas precisam ter suas nomenclaturas substituídas como: contas de adiantamento salarial e contas bancarias.
Para efetuar essas alterações siga os seguintes passos:
Clique em RELATÓRIOS – RELATÓRIOS – OPERACIONAL – FINANÇAS – RELATÓRIO DO PLANO DE CONTAS. De preferência imprima o relatório geral do plano de contas, para verificar quais as contas precisaram ser criadas ou alteradas. abaixo modelo para criar uma conta veva onde alocar anote o ultimo código e faca o próximo exemplo : vamos criar uma conta de banco a ultima termina em 101003 crie a próxima 101004
as contas seguem um padrão as que iniciam com 1 ativo , 2 passivo, 3 despesas, 4 receita e 5 Investimentos as contas de 2 e 3 dígitos são contas sintéticas e as de 6 dígitos são as contas analíticas estas contas recebem um código reduzido que serve para fazer lançamentos

Para criar, clique em ARQUIVO – FINANÇAS – PLANO DE CONTAS, aparecerá a tela exibida na figura abaixo:

marque a opção conta caixa ou banco somente quando se tratar de uma conta caixa ou banco
para despesas a opção a ser marcada e controla centro de custo esta opção marcada você poderá lançar as despesas para seus veículos ou um determinado setor de sua empresa

Figura 12:
No campo código da conta informe o numero contábil da conta que deseja criar ou alterar. Caso a conta já exista no sistema aparecerão preenchidos os campos descrição da conta código reduzido (caso seja uma conta analítica) classificação e natureza. Após fazer as alterações necessárias clique na figura do disquete para salvar ou tecle F10.

Território Setor Rota

É bastante interessante que a área onde a empresa pretende atuar esteja definida em rotas, para que assim possa ser realizado um trabalho de monitoramento mais eficiente, tanto dos clientes quanto dos funcionários que atuarão no setor. O sistema oferece vários relatórios de irão possibilitar ao administrador gerenciar de forma eficiente as vendas por rotas.

Para acessar a tabela de rotas do sistema, basta clicar em TABELAS – ESTOQUE E FATURAMENTO – TERRITÓRIO / SETOR, onde ainda poderão ser cadastradas, SubRotas. Lembrando que a nomenclatura e divisão destes setores estarão
definidas de acordo com a configuração da Filial (Veja em: Configurando Filiais)

lembrando de marcar utiliza cadastro Setor/Rota e defina o nível de pré seleção que é selecionamos 2 = Rota e SubRota, Se marcar para definir automático as Rotas Serão definidas pelos estados. se estas configurações não estiverem definidas na filial os relatórios não serão visualizados

Cadastro de Contador

a importância do cadastro do profissional de contabilidade e necessária para geração dos arquivos contábeis tenha em mãos os dados completos para que não falte nada.

para acesso ao cadastro vá em: ARQUIVOS – ARQUIVOS COMUNS- CONTADOR
preencha os dados e grave no ícone disquete ou pressione F10

Cadastro de Produtos

Cadastro de Produtos

CÓDIGO GTIN: E o mesmo que código EAN ou código de barras
CÓDIGO NCM: significa “Nomenclatura Comum do Mercosul” e trata-se de um código de oito dígitos estabelecido pelo Governo Brasileiro para identificar a natureza das mercadorias e promover o desenvolvimento do comércio internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do comércio exterior A
CÓDIGO CEST: O CEST é a abreviatura de Código Especificador da Substituição Tributária. O objetivo deste novo código é estabelecer uma forma de uniformizar e identificar as mercadorias e bens passíveis de sujeição ao regime de substituição tributária e de antecipação de recolhimento do ICMS com o encerramento de tributação, relativos às operações subsequentes. Sua regulamentação se dá através do convênio ICMS 92/15.
CÓDIGO ANP: A utilização desse código é restrita as empresas que comercializam combustíveis e lubrificantes.
ÁGUIA MOBILE: ao marcar este campo o produto sera enviado para o dispositivo Águia Mobile
TIPO: indica se e m produto para revenda, embalagem, serviço, uso ou consumo e outros
GRUPO: indica se pertence a algum grupo de produtos
MARCA: especifique a marca do produto
ESPECIE: indique que especie de produto esta cadastrando
EMBALAGEM: informe a embalagem do produto descrição e quantidade na embalagem
FATOR DE CONVERSÃO: informe como seu produto entra com que embalagem e como sai no exemplo abaixo indica que entra e sai uma unidade um exemplo produto entra com 12 unidades e sai 1 unidade,
ACEITA QUANTIDADE FRACIONADA: se marcada pode fracionar o produto, ideal para produtos vendido em kg ou litros